(Gazz. Uff. 5 febbraio 1997, n. 29)
Regolamento recante norme per la riproduzione sostitutiva dei documenti di archivio e di altri atti dei privati

IL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI
Visto l’articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 11 settembre 1974 recante norme sulla fotoriproduzione sostitutiva dei documenti d’archivio e di altri atti delle pubbliche amministrazioni, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 25 novembre 1974, n. 306;
Vista la legge 29 gennaio 1975, n.5;
Visti gli articoli 7 e 8 del decreto del Presidente della Repubblica 3 dicembre 1975, n. 805;
Visto l’articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Visto l’articolo 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241;
Visto l’articolo 7 bis del decreto legge 10 giugno 1994, n.357, convertito con modificazioni dalla legge 8 agosto 1994, n.489;
Udito il Comitato di settore per i beni archivistici nella seduta del 1° luglio 1992;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso nell’adunanza generale del 25 luglio 1996;
Sulla proposta del Ministro per i beni culturali e ambientali, di concerto con il Ministro di grazia e giustizia, con il Ministro delle finanze e con il Ministro del tesoro;

A D O T T A
il seguente regolamento:

Art. 1
Limiti, modalità e procedimenti tecnici per la riproduzione sostitutiva
1. Per i privati la facoltà prevista dall’articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, di riproduzione sostitutiva dei documenti di archivio, delle scritture contabili compresi i libri giornali e degli inventari, della corrispondenza e degli altri atti di cui per legge è prescritta la conservazione, è esercitata, fatti salvi i limiti di cui all’articolo 2 del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 11 settembre 1974, con le modalità ed i procedimenti tecnici stabiliti dal presente decreto.
2. Il procedimento di microfilmatura è disciplinato dal presente decreto.
3. I documenti d’archivio, sottoposti a riproduzione sostitutiva sono riprodotti su qualsiasi supporto tecnico previsto dalla legge, che dà garanzia di fedeltà al documento riprodotto, di duplicabilità, di leggibilità, di resistenza dell’immagine a tentativi di alterazione e di stabilità nel tempo, in condizioni normali di conservazione. 4. Fatto salvo quanto disposto dall’articolo 7 bis comma 9, del decreto-legge 10 giugno 1994, n.357, convertito con modificazioni dalla legge 8 agosto 1994, n.489, i procedimenti tecnici e le modalità della riproduzione e della autenticazione su supporti diversi da quello previsto al comma 2. sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per i beni culturali e ambientali, di grazia e giustizia, delle finanze e del tesoro, previo parere del Comitato di settore per i beni archivistici.

Art. 2
Adempimenti preliminari all’esercizio delle facoltà di riproduzione sostitutiva
1. I privati che intendono avvalersi della facoltà di cui all’articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, inoltrano al Soprintendente archivistico, competente per territorio, il relativo progetto di riproduzione sostitutiva.
2. Entro novanta giorni dalla presentazione, il soprintendente esaminata la rispondenza del progetto stesso alla normativa in vigore lo approva oppure lo respinge con provvedimento motivato.
3. Ove i documenti oggetto della riproduzione sostitutiva sono conservati in sedi dislocate in un ambito territoriale più ampio di quello regionale, i titolari dell’archivio inoltrano il progetto di riproduzione sostitutiva al Ministero per i beni culturali e ambientali – Ufficio centrale per i beni archivistici.
4. La relativa approvazione o il suo motivato rigetto è disposta dall’ufficio di cui al comma 3, previo parere del comitato di settore per i beni archivistici, entro centoventi giorni dalla data di presentazione del progetto stesso.

Art. 3
Distruzione dei documenti riprodotti
1. Alla distruzione dei documenti, di cui è stata eseguita la riproduzione sostitutiva, si procede dopo aver effettuate le operazioni di autenticazione ai sensi dell’articolo 8, salvo per quei documenti per i quali l’amministrazione archivistica, in sede di approvazione del progetto, vieti la distruzione disponendone il ritiro e la conservazione a proprie spese.
2. I registri o i libri comunque denominati, non esclusi dall’applicazione dell’articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15 ai sensi dell’articolo 2 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 11 settembre 1974, non possono essere riprodotti e distrutti se non sono esauriti.

Art. 4
Cartellinatura degli atti e dei documenti da riprodurre
1. Gli atti e documenti destinati alla riproduzione sostitutiva sono oggetto di cartellinatura.
2. La cartellinatura consiste nella preparazione degli atti e documenti da riprodurre e nell’approntamento di idonei strumenti di consultazione, eventualmente integrati da codificazioni per l’elaborazione elettronica, che in base alle indicazioni apposte sui singoli atti e documenti ed a quelle inserite sul corrispondente supporto tecnico utilizzato per la riproduzione, consentono di rilevare la stretta connessione degli atti e documenti riprodotti con il loro raggruppamento (unità, serie o altro livello di aggregazione) e di reperire prontamente gli atti o i documenti da consultare o duplicare.
3. In particolare, dopo la individuazione della categoria dei documenti da riprodurre, si osservano le seguenti modalità:
a) le unità archivistiche sono numerate progressivamente nell’interno di ciascuna serie (o di altro livello di aggregazione), la cui indicazione va riportata sul frontespizio delle unità stesse;
b) gli atti e i documenti compresi in ciascuna unità archivistica sono ordinati e numerati, ed eventualmente codificati, secondo l’ordine cronologico ad iniziare dal documento meno recente, salvo che per quegli atti e documenti che per esigenze organizzative sono ordinati diversamente o sono legati in volume o riportati nel registro già numerati progressivamente, per i quali resta fermo il relativo ordine;
c) le pagine di cui si compone ciascun documento compreso nell’unità archivistica, o la medesima unità archivistica se questa è composta di un unico documento, sono numerate progressivamente;
d) l’indicazione della serie di appartenenza di ciascun atto o documento viene individuata da qualsiasi sistema purché rispondente ai criteri dettati dal comma 2. Per l’indicazione degli altri livelli di aggregazione archivistica eventualmente previsti sono adottati criteri analoghi;
e) la numerazione può essere effettuata manualmente o meccanicamente. Eventuali errori sono corretti annullando l’indicazione errata e ripetendo a fianco quella esatta;
f) ciascuna unità archivistica è descritta in un registro di serie, nel quale sono riportate le indicazioni atte ad identificarla (cioè denominazione del soggetto o ente tenuto a conservare l’archivio, denominazione della categoria dei documenti, denominazione ed estremi cronologici della serie o di altro livello di aggregazione, numero dell’unità archivistica, quantità dei documenti o delle pagine che la compongono) e quelle atte ad identificare le corrispondenti unità di riproduzione (numero di bobina o di altro complesso fotografico, numero iniziale e finale dei fotogrammi riproducenti la singola unità archivistica). Le indicazioni relative alle unità di riproduzione vanno previste anche per gli eventuali rifacimenti di cui all articolo 7.
4. I registri di serie, prima dell’uso numerati progressivamente per ogni pagina e vidimati ai sensi e con le modalità previste dall’articolo 2215 del codice civile, contengono altresì, per ogni blocco di unità di riproduzione autenticate, le dichiarazioni del pubblico ufficiale di cui al comma 5 dell’articolo 8, complete della qualifica e delle generalità dello stesso.
5. Le predette indicazioni sono, in presenza di particolari tipologie documentarie, integrate con tutti gli altri dati eventualmente utili all’individuazione delle singole unità archivistiche. 6. Per la documentazione da riprodurre che non è raggruppata o raggruppabile in serie, il registro di serie contiene l’indicazione dei criteri di elencazione delle unità archivistiche.

Art. 5
Procedimento di microfilmatura
1. Il microfilm sostitutivo degli atti e documenti dei quali si intende procedere alla distruzione è costituito da una pellicola negativa soggetta alle prescrizioni del decreto del Ministro per i beni culturali e ambientali 29 marzo 1979, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n.206 del 28 luglio 1979, con il quale sono state approvate le caratteristiche della pellicola destinata alla fotoriproduzione sostitutiva dei documenti d’archivio. 2. Quale unità di riproduzione è assunta oltreché la bobina del tipo comunemente in commercio, qualsiasi altra pellicola negativa, di formato ridotto, purché atta a costituire un complesso collegabile mediante numerazioni o altri simboli che garantiscono l’univoca individuazione delle singole unità di riproduzione. 3. Le unità di riproduzione non sono impressionate sulla loro parte terminale per uno spazio sufficiente ai fini dell’apposizione dell’attestazione di autentica di cui all’articolo 8. 4. Il processo fotografico è effettuato a regola d’arte. 5. Le pellicole impressionate sono custodite in modo da garantirne la leggibilità e la stabilità in condizioni normali di conservazione.

Art. 6
Indicazioni da apporre nel negativo sostitutivo
1. La pellicola è impressionata con le indicazioni sottospecificate:
a) denominazione del soggetto o ente tenuto a conservare l’archivio;
b) denominazione della categoria dei documenti;
c) denominazione ed estremi cronologici della serie o di altro livello di aggregazione;
d) numero o codice dell’unità di riproduzione, data dell’impressione, denominazione del laboratorio cui è affidato il procedimento di impressione;
e) numero dell’unità archivistica e quantità dei documenti o delle pagine che la compongono;
f) quantità e numero di documenti o di pagine mancanti, nonché di fogli bianchi o danneggiati.
2. Gli estremi di cui alle lettere a), b), c) e d) di cui al comma 1 costituiscono lo schedone generale di serie. Tale schedone è riprodotto sia sul secondo che sul penultimo fotogramma di ciascuna unità di riproduzione mentre sul primo e sull’ultimo fotogramma sono riprodotti i simboli internazionali di “inizio” e “fine” pellicola;
3. Gli estremi di cui alle lettere e) ed f) di cui al comma 1 costituiscono lo schedone particolare dell’unità archivistica. Tale schedone può essere sostituito dal frontespizio di ciascuna unità archivistica ed è riprodotto all’inizio di detta unità.
4. Quando l’unità archivistica non è contenuta integralmente nella medesima unità di riproduzione, lo schedone di cui alle lettere e) ed f) è riprodotto, con idonee indicazioni di collegamento, a chiusura dell’unità di riproduzione e all’ inizio della successiva.
5. I fotogrammi sono numerati progressivamente per unità di riproduzione secondo le indicazioni di cui all’articolo 4, comma 3, lettera d).
6. Ciascuna unità di riproduzione è descritta in apposito registro nel quale sono riportati gli estremi di classificazione di cui alla lettera d) di cui al comma 1 e quelli idonei ad identificare le unità archivistiche in essa riprodotte.
7. I registri delle unità di riproduzione di cui al comma 6 sono, prima dell’uso, numerati progressivamente per ogni pagina e vidimati ai sensi e con le modalità previste dall’articolo 2215 del codice civile.

Art. 7
Collaudo
1. La pellicola sostitutiva dei documenti d’archivio è sottoposta a collaudo.
2. Qualora al collaudo risultano errori di cartellinatura o di ripresa si provvede alle necessarie integrazioni e correzioni, fotografando i documenti non riprodotti o riprodotti nei fotogrammi errati o danneggiati in una o più unità di riproduzione, che hanno una propria numerazione e fanno parte integrante della serie di riproduzione cui si riferiscono.
3. Le unità di riproduzione riservate ai rifacimenti sono soggette alle prescrizioni del presente decreto.
4. Ciascuna unità di riproduzione riservata ai rifacimenti, al secondo e penultimo fotogramma, riporta, accanto al proprio numero o al codice di individuazione, l’indicazione “rifacimenti”, nonché i numeri o i codici delle unità di riproduzione cui le correzioni si riferiscono.
5. I rifacimenti sono eseguiti per ordine progressivo delle unità di riproduzione in cui sono contenuti i fotogrammi da ripetere e per ciascuna unità di riproduzione seguendo l’ordine progressivo dei fotogrammi errati. Il numero del fotogramma da sostituire è dato al rifacimento corrispondente. Il fotogramma relativo a un documento non riprodotto ha lo stesso numero, contrassegnato dalla lettera dell’alfabeto, del fotogramma che riproduce il documento immediatamente precedente nell’ordine di cartellinatura.
6. All’inizio del gruppo di fotogrammi che ne sostituiscono altri annullati della medesima unità di riproduzione sono riportate le indicazioni che contraddistinguono detta unità con la legenda “inizio rifacimento”; prima dei fotogrammi di ciascuna unità archivistica, è riprodotto lo schedone particolare con l’indicazione “inizio rifacimento”.
7. Durante il collaudo sono annullati in maniera evidente ed indelebile, senza compromettere la resistenza della pellicola, i fotogrammi errati e in presenza di duplicati quelli tecnicamente peggiori.

Art. 8
Procedimento e modalità di autenticazione della pellicola sostitutiva
1. La pellicola riproducente gli atti e i documenti da sostituire ai sensi e per gli effetti dell’articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, è autenticata da pubblici ufficiali forniti di potestà certificativa, o da soggetti ad essi equiparati.
2. Il Presidente del Consiglio dei Ministri indica, con proprio decreto, i ministri cui demandare il potere di attribuire a propri funzionari la potestà ad effettuare le attività di cui al presente articolo.
3. Il pubblico ufficiale incaricato dell’autenticazione verifica la conformità alle prescrizioni del presente decreto del procedimento di cartellinatura e di formazione della pellicola sostitutiva, procedendo all’esame delle unità di riproduzione e dei registri di cui all’articolo 4, comma 3, lettera f) e all’articolo 6, comma 6.
4. Eseguite le operazioni descritte nel comma 3 del presente articolo, il pubblico ufficiale appone il proprio punzone nella parte dell’unità di riproduzione non impressionata, ai sensi dell’articolo 5, comma 3. §
5. Delle operazioni descritte nei commi 3 e 4, il pubblico ufficiale dà atto mediante dichiarazione su ciascuna pagina del registro di cui all’articolo 4, comma 3, lettera f).
6. Il pagamento dei diritti di autenticazione è effettuato mediante apposizione, su ciascuna delle predette pagine, di una marca da bollo che il pubblico ufficiale annulla, secondo le modalità previste dall’articolo 14 della legge 4 gennaio 1968, n.15.

Art. 9
Efficacia della pellicola sostitutiva
1. La pellicola autenticata con il procedimento e le modalità previste dall’articolo 8 sostituisce, ai sensi e per gli effetti dell’articolo 25 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, gli originali dei documenti riprodotti.
2. Dalla pellicola sostitutiva, autenticata ai sensi dell’articolo 8, sono tratte copie integrali o parziali. Per la formazione di tali copie sono ammessi tutti i procedimenti tecnici.
Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, è inserito nella Raccolta Ufficiale degli atti normativi della Repubblica Italiana. E’ fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.
Roma, 6 dicembre 1996
Il Presidente del Consiglio dei Ministri
PRODI
Il Ministro per i beni culturali e ambientali
VELTRONI
Il Ministro di grazia e giustia
FLICK
Il Ministro delle Finanze
VISCO
Il Ministro del tesoro
CIAMPI
Visto: Il Guardasigilli: Flick
Registrato alla Corte dei conti il 29 gennaio 1997
Registro n. 1 Presidenza, foglio n. 17