BOZZA DI CODICE DEONTOLOGICO E DI BUONA CONDOTTA PER IL TRATTAMENTO
DI DATI PERSONALI A FINI STORICI
Preambolo
I sottoindicati soggetti pubblici e privati sottoscrivono il
presente codice sulla base delle seguenti premesse:
1. Chiunque accede ad informazioni e documenti per scopi storici
utilizza frequentemente dati di carattere personale per i quali la legge prevede
alcune garanzie a tutela degli interessati (l. 31 dicembre 1996, n. 675;
dd.lg. 11 maggio 1999, n. 135 e 30 luglio 1999, n. 281; d.P.R. 30 settembre
1963, n. 1409) .
2. L'utilizzazione di tali dati da parte di utenti ed archivisti
deve pertanto rispettare le previsioni di legge e quelle del presente codice di
deontologia e di buona condotta, l’osservanza del quale, oltre a rappresentare
un obbligo deontologico, costituisce condizione essenziale per la liceità del
trattamento dei dati (art. 31, comma 1, lettera h) l. 31 dicembre 1996,
n.675; art.6 d. lg. 30 luglio 1999, n.281).
3. L'osservanza di tali regole non pregiudica l'indagine, la ricerca
la documentazione e lo studio ovunque svolti, in relazione a figure, fatti e
circostanze del passato. Inoltre i trattamenti di dati personali concernenti la
conservazione, l'ordinamento e la comunicazione dei documenti conservati negli
Archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici sono considerati di
rilevante interesse pubblico (art. 23 d.lg. 11 maggio 1999, n.135).
4. La sottoscrizione del presente codice è promossa per legge dal
Garante, nel rispetto del principio di rappresentatività dei soggetti pubblici
e privati interessati, ma è altresì espressione delle associazioni
professionali e delle categorie interessate, ivi comprese le società
scientifiche, al fine di assicurare l’equilibrio tra le varie esigenze
connesse alla ricerca e alla rappresentazione di fatti storici ed i diritti e le
libertà fondamentali delle persone interessate (art. 1 l. 31 dicembre 1996,
n. 675) .
5. Il presente codice individua per legge, in particolare: a)
alcune regole di correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti
da osservare anche nella comunicazione e diffusione dei dati, armonizzate con
quelle che riguardano il diritto di cronaca e la manifestazione del pensiero; b)
particolari cautele per la raccolta, la consultazione e la diffusione di
documenti concernenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita
sessuale o rapporti riservati di tipo familiare; c) modalità di
applicazione agli archivi privati della disciplina dettata in materia di
trattamento dei dati a scopi storici (art. 7, comma 5, d.lg. 30 luglio 1999,
n. 281) .
6. La sottoscrizione del presente codice è effettuata ispirandosi,
oltre agli artt. 21 e 33 della Costituzione della Repubblica italiana, alle
pertinenti fonti e documenti internazionali in materia di ricerca storica e di
archivi e in particolare:
a)
agli artt. 8 e 10 della Convenzione europea per la salvaguardia dei diritti
dell'uomo e delle libertà fondamentali del 1950, ratificata dall'Italia con
legge 4 agosto 1955, n.848.
b)
alla Raccomandazione N.
R (2000) 13 del 13 luglio 2000 del Consiglio d'Europa;
c)
agli artt. 1, 7, 8, 11 e
13 del progetto della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea;
d) ai Principi direttivi per una legge sugli archivi storici e gli archivi correnti, individuati dal Consiglio internazionale degli archivi al congresso di Ottawa nel 1996, e al Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato nel congresso internazionale di Pechino del 1996.
Capo I - (artt. 1 - 2)
Art. 1. Finalità e ambito di applicazione
1. Le presenti norme sono volte a garantire che l'utilizzazione di
dati di carattere personale acquisiti nell'esercizio della libera ricerca
storica e del diritto allo studio e all'informazione, nonché nell'accesso ad
atti e documenti, si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà
fondamentali e della dignità delle persone interessate, in particolare del
diritto alla riservatezza e del diritto all'identità personale.
2. Il presente codice detta disposizioni per i trattamenti di dati
personali effettuati per scopi storici in relazione ai documenti conservati
presso archivi delle pubbliche amministrazioni, enti pubblici ed archivi privati
dichiarati di notevole interesse storico, e si applica, senza necessità di
sottoscrizione, all'insieme dei trattamenti di dati personali comunque
effettuati dagli utenti per scopi storici.
3. Il presente codice reca, altresì, principi-guida di comportamento dei soggetti che trattano per scopi storici dati personali conservati presso archivi pubblici e archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, e in particolare:
a)nei riguardi degli archivisti, individua regole di correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti, indipendentemente dalla loro nazionalità, categoria di appartenenza, livello di istruzione;
b)
nei confronti degli utenti, individua cautele per la raccolta, l'utilizzazione e
la diffusione dei dati contenuti nei documenti.
4. Il presente codice può essere applicato anche da proprietari, possessori e detentori di archivi privati non dichiarati di notevole interesse storico o di singoli documenti di interesse storico, nonché dai soggetti che operano presso i medesimi archivi. Tali soggetti rendono a tal fine nota la propria decisione attraverso apposita comunicazione alla competente Sovrintendenza archivistica di applicare il presente codice.
Art. 2. Definizioni
1. Nell'applicazione del presente codice si tiene conto delle
definizioni e delle indicazioni contenute nella disciplina in materia di
trattamento dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni citate nel
preambolo. Ai medesimi fini si intende, altresì:
a)
per "archivista", chiunque, persona fisica o giuridica, ente o
associazione, abbia responsabilità di controllare, acquisire, trattare,
conservare, restaurare e gestire archivi storici, correnti o di deposito della
pubblica amministrazione, archivi privati dichiarati di notevole interesse
storico, nonché gli archivi privati di cui al precedente art. 1, comma 4;
b)
per "utente", chiunque chieda di accedere o acceda per scopi storici a
documenti contenenti dati personali, anche per finalità giornalistiche o di
pubblicazione occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del
pensiero;
c) per "documento", qualunque testimonianza scritta, orale o conservata su qualsiasi supporto che contenga dati personali.
Capo II - Regole di condotta per gli archivisti e liceità dei relativi trattamenti (artt. 3 - 8)
Art. 3. Principi generali
1. Nel trattare i dati di carattere personale e i documenti che li
contengono, gli archivisti adottano, oltre a quanto previsto dalla legge e dai
regolamenti, le modalità più opportune per favorire il pieno rispetto dei
diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone alle quali
si riferiscono i dati trattati.
2. Gli archivisti di enti o istituzioni pubbliche si adoperano per
il pieno rispetto, anche da parte dei terzi con cui entrano in contatto per
ragioni del proprio ufficio o servizio, delle disposizioni di legge e di
regolamento in materia archivistica e, in particolare, di quanto previsto negli
artt. 21 e 21-bis del d.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, come modificati dal
d.lg. 30 luglio 1999, n. 281, dall'art. 7 del medesimo d.lg. n. 281, e
successive modificazioni ed integrazioni.
3. I soggetti pubblici che svolgono funzioni archivistiche, nel
trattare dati di carattere personale comuni o sensibili, si attengono ai doveri
di lealtà, correttezza, imparzialità ed onestà e osservano criteri di
diligenza non inferiori a quelli previsti per l'esercizio della professione e
per la qualifica o livello di dipendente ricoperti. Conformano inoltre la
propria attività al principio di trasparenza della attività amministrativa.
4. I dati personali trattati per scopi storici possono essere ulteriormente utilizzati esclusivamente per tali scopi, e sono soggetti in linea di principio alla medesima disciplina indipendentemente dal documento in cui sono contenuti e dal luogo di conservazione, ferme restando le cautele e le garanzie previste per particolari categorie di dati.
Art. 4. Conservazione e tutela
1. Gli archivisti si impegnano a:
a)
favorire il recupero, l'acquisizione e la tutela dei documenti. A tal fine,
operano in conformità con i principi, i criteri metodologici e le pratiche
della professione generalmente condivisi ed accettati, curando anche
l'aggiornamento sistematico e continuo delle proprie conoscenze storiche,
amministrative e tecnologiche;
b)
tutelare l'integrità degli archivi e l'autenticità dei documenti anche
elettronici e multimediali, di cui promuovono la conservazione permanente in
particolare di quelli esposti a rischi di cancellazione, dispersione ed
alterazione dei dati;
c)
salvaguardare la conformità delle riproduzioni dei documenti agli originali ed
evitare ogni azione diretta a manipolare, dissimulare o deformare fatti,
testimonianze e documenti;
d) rafforzare la sicurezza dei dati e dei documenti prevista dall'art. 15 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e dal d.P.R. 28 luglio 1999, n. 318, sviluppando misure idonee a prevenire l'eventuale distruzione, dispersione o accesso non autorizzato ai documenti, e adottando in presenza di specifici rischi particolari cautele quali, ad esempio, la consultazione in copia di alcuni documenti e la conservazione degli originali in cassaforte o armadi blindati.
Art. 5. Comunicazione e fruizione
1. Gli archivi sono organizzati secondo criteri tali da assicurare
il principio della libera fruibilità delle fonti.
2. L'archivista promuove il più largo accesso possibile agli
archivi e, attenendosi al quadro della normativa vigente, favorisce l'attività
di ricerca e di informazione e il reperimento delle fonti.
3. L'archivista informa il ricercatore sui documenti estratti
temporaneamente da un fascicolo perché esclusi dalla consultazione.
4. In caso di rilevazione sistematica dei dati in collaborazione fra altri soggetti pubblici o privati, per costituire banche dati di intere serie archivistiche la struttura interessata sottoscrive apposita convenzione per concordare le modalità di fruizione e le forme di tutela dei soggetti interessati, attenendosi alle disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, per quanto riguarda il rapporto tra il titolare, il responsabile e gli incaricati del trattamento, nonché con soggetti esterni interessati ad accedere ai dati.
Art. 6. Riservatezza
1. Gli archivisti si impegnano a:
a)
non fare uso delle informazioni non disponibili agli utenti o non rese
pubbliche, ottenute in ragione della propria attività anche in via
confidenziale, per proprie ricerche o per realizzare profitti e interessi
privati. Nel caso in cui l'archivista svolga ricerche per fini personali o
comunque estranei alla propria attività professionale, è soggetto alle stesse
regole e ai medesimi limiti previsti per gli utenti;
b)
mantenere riservate le notizie e le informazioni apprese nell'esercizio delle
proprie attività.
2. L'archivista osserva tali doveri di riservatezza anche dopo la cessazione dalla propria attività.
Art. 7. Aggiornamento dei dati
1. L'archivista favorisce l'esercizio del diritto degli interessati
all'aggiornamento, alla rettifica o all'integrazione dei dati, garantendone la
conservazione secondo modalità che assicurino la distinzione delle fonti
originarie dalla documentazione successivamente acquisita.
2. Ai fini dell'applicazione dell'art. 13 della legge n. 675/1996,
in presenza di eventuali richieste generalizzate di accesso ad un'ampia serie di
dati o documenti, l'archivista pone a disposizione gli strumenti di ricerca e le
fonti pertinenti fornendo al richiedente idonee indicazioni per una loro agevole
consultazione.
3. In caso di esercizio di un diritto da parte di chi vi abbia
interesse in relazione a dati personali che riguardano persone decedute e
documenti assai risalenti nel tempo, ai sensi dell'art. 13, comma 3, della legge
n. 675/1996, l'interesse è valutato anche in riferimento al tempo trascorso.
Nota
Il testo vigente dell’art. 13 della legge n. 675/96 non consente, al momento, di introdurre limiti temporali o di condizionare alla presenza di particolari requisiti l’esercizio dei diritti da esso disciplinati. Le problematiche legate all’applicazione di tale disposizione agli archivi storici , emerse durante le discussioni del Gruppo di lavoro, potranno pertanto essere utilmente affrontate con i decreti legislativi previsti dalla legge n. 676/96, di cui si attende un imminente rinnovo da parte del Parlamento.
Art. 8. Fonti orali
1. In caso di trattamento di fonti orali, è necessario che gli
intervistati abbiano espresso il proprio consenso in modo esplicito, anche
verbalmente, anche sulla base di una informativa semplificata che renda nota
almeno l’identità e l’attività svolta dall’intervistatore e le finalità
della raccolta dei dati.
2. Gli archivi che acquisiscono fonti orali richiedono all’autore dell’intervista una dichiarazione scritta dell’avvenuta comunicazione degli scopi perseguiti nell’intervista stessa e del relativo consenso manifestato dagli intervistati.
Capo III - Regole di condotta per gli utenti e condizioni per la liceità dei relativi trattamenti (artt. 9 - 13)
Art. 9. Principi generali
1. Nell'accedere alle fonti e nell'esercitare l’attività di
studio, ricerca e manifestazione del pensiero, gli utenti, quando trattino i
dati di carattere personale, oltre a rispettare quanto previsto dalla legge e
dai regolamenti, adottano le modalità più opportune per favorire il pieno
rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone
interessate.
2. In applicazione del principio di cui al comma 1, gli utenti accedono ai documenti sotto la propria responsabilità e conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di ricerca, nel rispetto dei principi di cui all’art. 7, del d.lg. 30 luglio 1999, n. 281.
Art. 10. Accesso
1. L'accesso agli archivi pubblici è libero. Tutti gli utenti hanno
diritto ad accedere agli archivi con eguali diritti e doveri.
2. Fanno eccezione i documenti di carattere riservato relativi alla
politica interna ed estera dello Stato che divengono consultabili cinquanta anni
dalla loro data e quelli contenenti i dati di cui agli artt. 22 e 24 della legge
675/1996, che divengono liberamente consultabili quaranta anni dopo la loro
data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato
di salute o la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare.
3. L’autorizzazione alla consultazione dei documenti di cui al
comma 2 può essere rilasciata prima della scadenza dei termini dal Ministro
dell’Interno, previo parere del direttore dell’Archivio di Stato competente
e udita la commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti
di archivio riservati istituita presso il Ministero dell’interno, secondo la
procedura dettata dagli artt. 8 e 9 del decreto legislativo n. 281/1999.
4. In caso di richiesta di autorizzazione a consultare i documenti
di cui al comma 2 prima della scadenza dei termini, l'utente presenta all'ente
che li conserva un progetto di ricerca che illustri il percorso
storico-documentario che lo stesso intende seguire, le finalità della ricerca e
le modalità di diffusione dei dati. Il richiedente ha facoltà di presentare
ogni altra documentazione utile, ivi compreso il proprio curriculum.
5. L'autorizzazione di cui al comma 3 alla consultazione è
rilasciata a parità di condizioni ad ogni altro richiedente. La valutazione
della parità di condizioni avviene sulla base del progetto di ricerca di cui al
comma 3.
6. L'autorizzazione di cui al comma 3 ai documenti prima dello
scadere dei termini può contenere cautele volte a consentire la comunicazione
dei dati senza ledere i diritti, le libertà e la dignità delle persone
interessate.
6. Le cautele possono consistere anche, a seconda degli obiettivi
della ricerca desumibili dal progetto, nell'obbligo di non diffondere i nomi
delle persone, nell'uso delle sole iniziali dei nominativi degli interessati,
nell'oscuramento dei nomi in una banca dati, nella sottrazione temporanea di
singoli documenti dai fascicoli o nel divieto di riproduzione dei documenti.
Particolare attenzione è prestata al principio della pertinenza e
all'indicazione di fatti o circostanze che possono rendere facilmente
individuabili gli interessati.
7. L'autorizzazione di cui al comma 3 è personale e il titolare dell'autorizzazione non può delegare altri al suo posto. I documenti mantengono il loro carattere riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione.
Art. 11. Diffusione
1. L'interpretazione dell'utente, nel rispetto del diritto alla
riservatezza, del diritto all'identità personale e della dignità degli
interessati, rientra nella sfera della libertà di parola e di manifestazione
del pensiero costituzionalmente garantite.
2. Nel far riferimento allo stato di salute delle persone l'utente
si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse strettamente clinico e dal
descrivere abitudini sessuali riferite ad una determinata persona identificata o
identificabile.
3. La sfera privata delle persone note o che abbiano esercitato
funzioni pubbliche deve essere rispettata nel caso in cui le notizie o i dati
non abbiano alcun rilievo sul loro ruolo o sulla vita pubblica.
4. L'utente può utilizzare i dati elaborati o le copie dei
documenti contenenti dati personali, accessibili su autorizzazione, solo ai fini
della propria ricerca, e ne cura la riservatezza anche rispetto ai terzi.
5. In applicazione di quanto previsto dall'art. 7, comma 2, del
d.lg. n 281/1999, al momento della diffusione dei dati il principio della
pertinenza è valutato con particolare riguardo ai singoli dati personali
contenuti nei documenti, anziché ai documenti nel loro complesso. L'utente può
diffondere i dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca per la
quale ha ottenuto l'autorizzazione alla consultazione e se gli stessi non ledano
la dignità e la riservatezza delle persone.
6. L’utente non è tenuto a fornire l’informativa di cui all’art. 10, comma 3 della legge n. 675/1996 nei casi in cui tale adempimento comporti l'impiego di mezzi manifestamente sproporzionati.
Art. 12. Applicazione del codice
1. I soggetti pubblici e privati, comprese le società scientifiche
e le associazioni professionali, che abbiano sottoscritto il presente codice si
impegnano, con i modi e nelle forme previste dai propri ordinamenti, a
promuoverne la massima diffusione e la conoscenza, nonché ad incoraggiarne il
rispetto.
2. Nel caso degli archivi degli enti pubblici e degli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, le sovrintendenze archivistiche promuovono la diffusione e l'applicazione del codice
Art. 13. Violazione delle regole di condotta
1. Nell'ambito degli archivi pubblici le amministrazioni competenti
applicano le sanzioni previste dai rispettivi ordinamenti.
2. Le società e le associazioni che sottoscrivono il presente
codice adottano, sulla base dei propri ordinamenti e regolamenti, le opportune
misure in caso di violazione del codice stesso.
3. La violazione delle prescrizioni del presente codice da parte
degli utenti è comunicata agli organi competenti per il rilascio delle
autorizzazioni a consultare documenti riservati prima del decorso dei termini di
legge, ed è considerata ai fini del rilascio dell'autorizzazione medesima.
L'Amministrazione competente, secondo il proprio ordinamento, può altresì
escludere temporaneamente dalle sale di studio i soggetti responsabili della
violazione delle regole del presente codice. Gli stessi possono essere esclusi
da ulteriori autorizzazioni alla consultazione di documenti riservati per un
periodo fino a 10 anni.
4. Oltre a quanto previsto dalla legge per la denuncia di reato cui sono tenuti i pubblici ufficiali, i soggetti di cui ai commi 1 e 2 possono comunicare al Garante i nominativi dei soggetti responsabili della violazione delle regole di condotta per l'eventuale adozione dei provvedimenti e delle sanzioni di competenza.
Art. 14. Entrata in vigore
1. Il presente codice si applica a decorrere dal 15 marzo 2001.