Autorità per l'informatica nella
Pubblica Amministrazione
Deliberazione 30 luglio 1998, n. 24/98
(in Gazz. Uff. 19 agosto 1998, n. 192)
Regole tecniche per l'uso di supporti ottici
L'Autorità per l'informatica
Visto l'art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537, che prevede che gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti per finalità amministrative e probatorie, previsti dalla legislazione vigente, si intendono soddisfatti anche se realizzati mediante supporto ottico, purché le procedure realizzate siano conformi a regole tecniche dettate dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione;
Vista la propria deliberazione n. 15 del 28 luglio 1994, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 216 del 15 settembre 1994, con cui, in attuazione del predetto art. 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537, sono state dettate le regole tecniche per l'uso dei supporti ottici;
Visto il decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito, con modificazioni, nella legge 8 agosto 1994, n. 489, e in particolare l'art. 7-bis, comma 4, il quale prevede che le scritture contabili ed i documenti, cui si riferisce l'art. 2220 del codice civile, possono essere conservati sotto forma di registrazione su supporti di immagini, sempreché le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili;
Visto il comma 9 dello stesso art. 7-bis del richiamato decreto-legge n. 357 del 1994, il quale prevede che le citate disposizioni relative alle scritture obbligatorie di cui all'art. 2220 del codice civile si applicano anche a tutte le scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie e che, con decreto del Ministro delle finanze, sono determinate le modalità per la loro conservazione su supporti di immagine;
Visto l'art. 3, comma 147, lettera c) della legge 28 dicembre 1995, n. 549, che delega al Governo l'emanazione, ai sensi dell'art. 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400, di regolamenti al fine di semplificare le modalità di conservazione delle scritture contabili e degli altri documenti previsti dalle norme fiscali attraverso l'uso di supporti ottici e magnetici, in conformità ai criteri dettati dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione, a condizione che sia possibile la lettura e la stampa contestualmente alla richiesta avanzata dagli uffici competenti ed in presenza di impiegati degli stessi uffici;
Visto l'art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, per cui "gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati su supporto informatico, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici o telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge", rinviando a specifici regolamenti da emanarsi ai sensi dell'art. 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400, la definizione dei criteri e le modalità di applicazione;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, recante "criteri e modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, a norma dell'art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59";
Ritenuto pertanto opportuno di sostituire integralmente la deliberazione n. 15 del 28 luglio 1994 con altra finalizzata a dettare sia le regole tecniche che criteri attuativi, che soddisfino le esigenze connesse all'evoluzione tecnologica e nel contempo realizzino modalità semplificate ed uniformi per l'archiviazione ottica dei documenti;
Delibera:
La presente deliberazione sostituisce integralmente la precedente deliberazione n. 15 del 28 luglio 1994 contenente le regole tecniche per l'uso dei supporti ottici, la quale cessa di avere efficacia dal momento dell'emanazione delle seguenti disposizioni:
Art. 1. Definizioni
1. Ai fini della presente deliberazione si intende per:
a) Archivio: l'insieme costituito da uno o più supporti di memorizzazione, univocamente identificati, contenenti un insieme di documenti registrati. Esso può inoltre contenere informazioni di qualsiasi tipo utili per la gestione dei documenti.
b) Supporto di memorizzazione: il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l'operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso.
c) Classe di supporti di memorizzazione: l'insieme di supporti di memorizzazione aventi caratteristiche simili dal punto di vista meccanico, della capacità, delle prestazioni e del costo.
d) Documento registrato: un documento, costituito da una o più pagine, identificato univocamente nell'ambito dell'archivio da un opportuno codice, assegnato al momento della sua prima archiviazione, che permetta la sua gestione in modo unitario senza alcuna dipendenza dal supporto di memorizzazione. Per ciascun documento registrato l'archivio contiene almeno una registrazione; nel caso di più registrazioni, queste possono essere contenute all'interno di uno o più supporti di memorizzazione.
e) Rappresentazione digitale di un documento è una sequenza di simboli binari a partire dalla quale è possibile, attraverso opportuni strumenti hardware e software, la presentazione del documento stesso nella sua interezza.
f) Istanza di un documento registrato è il risultato di una operazione di archiviazione effettuata a fronte del corrispondente documento d'origine. Ciascuna istanza di un documento registrato è individuata, nell'ambito di questo, dal numero d'ordine con cui è stata generata.
g) Versione di una istanza di documento registrato è l'insieme costituito dalla rappresentazione digitale del documento e da una serie di informazioni di controllo necessarie per garantire la sua integrità e reperibilità. Si hanno versioni differenti quando le rappresentazioni digitali del documento in esse contenute non coincidono. La versione iniziale è generata dall'archiviazione, quelle successive sono prodotte da operazioni di riversamento in cui viene modificata la rappresentazione digitale del documento. Ciascuna versione è individuata, nell'ambito della medesima istanza, dal numero d'ordine con cui è stata generata.
h) Registrazione: l'insieme di dati binari scritti durante un'operazione di archiviazione o di riversamento. Ciascuna registrazione presente in un supporto di memorizzazione è univocamente individuata dal numero d'ordine con cui essa è stata effettuata. Una registrazione contiene la rappresentazione digitale del documento, che corrisponde ad una versione di una istanza di un documento registrato. Ad essa è associata una marca di controllo attraverso cui viene garantita la sua integrità ed autenticità. Nel caso in cui si utilizzino tecniche di cifratura per proteggere documenti riservati la marca di controllo è calcolata sopra la rappresentazione digitale in chiaro, ossia non cifrata, del documento.
i) Archiviazione: l'operazione che genera, su di un supporto di memorizzazione, una registrazione contenente la versione iniziale di una istanza di un documento registrato. Per il medesimo documento l'operazione può essere ripetuta più volte allo scopo di correggere eventuali errori avvenuti durante il processo di archiviazione. La prima archiviazione di un documento genera il corrispondente documento registrato e quindi l'istanza iniziale di questo; ogni successiva reiterazione dell'operazione genera una sua nuova istanza del medesimo documento registrato che annulla la precedente. Pertanto per ciascun documento l'archivio contiene una istanza attiva, quella generata dall'ultima archiviazione, ed eventualmente una o più istanze cancellate.
l) Riversamento di un documento registrato è un'operazione che, a partire da una registrazione, ne genera una nuova sul medesimo oppure su di un altro supporto di memorizzazione, contenuto nello stesso archivio. L'operazione può avvenire con o senza modifica della rappresentazione digitale del documento archiviato. Nel secondo caso il riversamento opera una semplice duplicazione, nel primo viceversa produce una nuova versione per l'istanza del documento contenuta nella registrazione sorgente.
m) Presentazione di un documento registrato è l'operazione che consente di visualizzare il documento originale, nonché di ottenerne copia anche su supporto cartaceo.
n) Presentabilità di una versione: una versione è presentabile se è possibile effettuare la presentazione del documento registrato a partire dalla rappresentazione digitale del documento in essa contenuta.
o) Accessibilità di una versione: una versione è accessibile se è possibile recuperare dal supporto di memorizzazione la rappresentazione digitale del documento e verificarne la congruenza con la marca di controllo ad essa associata.
p) Presentabilità di una istanza: un'istanza è presentabile solo se nell'archivio esiste almeno una sua versione presentabile.
q) Accessibilità di una istanza: un'istanza è accessibile solo se tutte le sue versioni presenti nell'archivio sono accessibili.
r) Tipo di una registrazione è una informazione che ne specifica il ruolo nell'archivio. I valori possibili sono:
1) Archiviazione normale: la registrazione contiene la versione iniziale della prima istanza di un documento registrato.
2) Archiviazione sostitutiva: la registrazione ne sostituisce un'altra risultata non corretta; essa perciò contiene la versione iniziale di una nuova istanza del documento registrato, che sostituisce l'istanza precedente.
3) Archiviazione cancellata: la registrazione contiene una rappresentazione digitale del documento che è risultata imperfetta ed ha perciò dato origine ad una archiviazione sostitutiva. Essa contiene la versione iniziale di una istanza del documento archiviato.
4) Riversamento diretto: la registrazione ne duplica un'altra presente nell'archivio e pertanto contiene la medesima versione della medesima istanza presente nella registrazione sorgente.
5) Riversamento sostitutivo: la registrazione deriva da un riversamento con modifica della rappresentazione digitale del documento, quindi contiene la versione successiva dell'istanza presente nella registrazione sorgente.
s) Cifrario asimmetrico è un sistema di cifratura che utilizza chiavi diverse per le operazioni di codifica e decodifica, delle quali una, detta chiave privata, è destinata a restare segreta, l'altra, denominata chiave pubblica, ad essere divulgata. Gli algoritmi utilizzati devono essere conformi all'appendice D della norma ISO 9594-8. E' altresì possibile utilizzare gli algoritmi previsti dalla normativa riguardante la sottoscrizione digitale dei documenti informatici. Le chiavi utilizzate debbono avere una lunghezza minima di 1.024 bit. La validità della chiave non può superare i due, tre e cinque anni, se la lunghezza è pari rispettivamente a 1.024, 1.536 e 2.048 bit. Nel caso di chiavi certificate da un certificatore riconosciuto, la validità corrisponde a quella specificata dal certificato da esso rilasciato.
t) Firma digitale è il risultato della procedura informatica che consente di verificare la riferibilità soggettiva e l'integrità di una sequenza di simboli binari. Si ottiene mediante l'operazione di cifratura effettuata, conformemente alla norma ISO/IEC DIS 9796-2, con un cifrario asimmetrico, sopra l'impronta della sequenza di simboli binari utilizzando la chiave privata del soggetto. E' consentito l'uso di firme digitali conformi alla normativa riguardante la sottoscrizione digitale dei documenti informatici.
u) Impronta di una sequenza di simboli binari è una ulteriore sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima di una funzione di hash tra quelle definite nella norma ISO/IEC DIS 10118-3 o comunque previste dalla normativa riguardante la sottoscrizione digitale dei documenti informatici, purché generanti impronte di dimensione conforme a quanto richiesto nella successiva lettera x) per le marche di controllo.
v) Certificato è il risultato della procedura informatica atta a garantire in modo verificabile l'attribuzione di una chiave di un cifrario ad un soggetto. Esso deve essere conforme alla norma ISO/IEC 9594-8 e successive estensioni. E' possibile utilizzare qualsiasi certificato previsto dalla normativa riguardante la sottoscrizione digitale dei documenti informatici.
w) Marca temporale di una sequenza di simboli binari è essa stessa una sequenza di simboli binari, generata da un apposito servizio, che attribuisce data certa all'esistenza della prima sequenza garantendone nel contempo l'integrità.
x) Marca di controllo di una sequenza di simboli binari è un dato di controllo contenente le informazioni necessarie per verificarne l'integrità ed autenticità. Essa comprende:
1) l'indicazione della funzione di hash utilizzata per il calcolo dell'impronta primaria della sequenza di simboli binari cui la marca di controllo si riferisce.
2) il codice della funzione di hash indicata al punto precedente secondo la codifica specificata nella norma ISO/IEC DIS 9796-2.
3) l'impronta primaria della sequenza di simboli binari cui la marca di controllo si riferisce, calcolata con una delle funzioni previste nella precedente lettera u) che generi valori ad almeno 160 bit.
4) l'indicazione della funzione di hash utilizzata per il calcolo dell'impronta secondaria della sequenza di simboli binari cui la marca di controllo si riferisce.
5) il codice della funzione di hash indicata al punto precedente secondo la codifica specificata nella norma ISO/IEC DIS 9796-2.
6) l'impronta secondaria della sequenza di simboli binari cui la marca di controllo si riferisce, calcolata con una delle funzioni previste nella precedente lettera u) che generi valori ad almeno 160 bit e sia diversa da quella utilizzata per il calcolo dell'impronta primaria.
y) Pubblico ufficiale, ad eccezione dei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dal comma 2, art. 14, della legge 4 gennaio 1968, n 15, deve intendersi il notaio.
z) Certificatore è il soggetto pubblico o privato che certifica la chiave pubblica di un cifrario asimmetrico, rilasciando il certificato che rende pubblico, e che pubblica ed aggiorna gli elenchi dei certificati sospesi e di quelli revocati.
Art. 2. Tipi di supporto utilizzabili
1. Per l'archiviazione dei documenti possono essere utilizzati i supporti per i quali l'operazione di scrittura comporta una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso. Sono pertanto esclusi i supporti per i quali esista una tecnica per annullare l'effetto dell'operazione di scrittura anche nel caso che tale tecnica richieda l'uso di dispositivi diversi da quelli installati nel sistema di archiviazione.
2. Gli obblighi di conservazione di documenti previsti dalla legislazione vigente si ritengono soddisfatti e l'uso della relativa tecnologia è consentito senza preventiva autorizzazione, sempreché il tutto venga realizzato nel rispetto di quanto previsto dalla presente deliberazione.
Art. 3. Standard applicabili
1. Il tipo di supporto e l'organizzazione dei dati utilizzati dal sistema di archiviazione debbono essere conformi alle norme nazionali o internazionali stabilite da organismi di normazione ufficialmente riconosciuti, che siano applicabili alla classe di supporti di memorizzazione utilizzati dal sistema e pubblicati al momento della sua acquisizione. Non sono considerate applicabili norme per le quali siano disponibili solo prodotti conformi provenienti da un unico fornitore. L'obbligo di conformità indotto dalla presenza di norme applicabili ad una classe di supporti di memorizzazione non riguarda classi di supporti diverse.
2. Il sistema deve comunque garantire la possibilità di riversamento dei documenti memorizzati nei principali formati previsti dalle norme nazionali o internazionali, comunque almeno su supporti conformi alla norma ISO 9660 ed almeno nei formati CGM e TIFF.
Art. 4. Identificazione dei supporti
1. I supporti utilizzati per l'archiviazione debbono essere univocamente individuati. Ciò può avvenire sia attraverso codici univoci apposti in sede di fabbricazione, sia attraverso l'eventuale mappa dei difetti presenti sopra la superficie del supporto stesso, sia attraverso l'apposizione in modo indelebile sul supporto stesso, da parte del responsabile dell'archiviazione, di un codice identificativo autenticato da un pubblico ufficiale.
Art. 5. Adempimenti del fornitore
1. Il fornitore è tenuto a certificare la conformità del sistema di archiviazione alle regole tecniche contenute nella presente deliberazione e, in particolare, alle norme nazionali o internazionali che siano applicabili secondo l'art. 3.
2. Il fornitore dei supporti di registrazione deve ugualmente certificare la conformità dello stesso supporto ai requisiti richiesti dall'art. 2.
3. Il fornitore del software di archiviazione è chiamato anch'esso a certificare la conformità di detto software alle funzioni previste dalla presente deliberazione. In particolare, oltre alle funzionalità previste dall'art. 7, questo deve:
a) gestire le fasi che vanno dalla cattura dell'immagine alla sua memorizzazione senza consentire alcuna alterazione dell'immagine stessa;
b) visualizzare, stampare e riversare i documenti archiviati su supporto di memorizzazione senza consentire alterazioni del loro contenuto;
c) verificare la corrispondenza tra la rappresentazione digitale di un documento e la corrispondente marca di controllo.
Art. 6. Tipi di documento archiviabili
1. La conservazione su supporto ottico è prevista per le tipologie di documenti appresso indicati, secondo le modalità per ciascuna specificate:
a) documenti cartacei: tali documenti possono presentarsi sia come originali che come copie. Per gli originali la formazione sul supporto di memorizzazione avviene, successivamente all'acquisizione in formato immagine, con il processo di autenticazione previsto all'art. 11. Tale processo di autenticazione non è richiesto per i documenti in copia, la cui formazione su supporto di memorizzazione avviene con la sola acquisizione per immagine. Il processo di autenticazione non è richiesto anche per quei documenti originali al cui contenuto possa risalirsi attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta, anche se in possesso da parte di terzi;
b) documenti formati all'origine su supporto informatico: i documenti formati direttamente su supporto informatico possono essere trasferiti sul supporto di memorizzazione, senza passaggio su supporto cartaceo, in un formato conforme allo standard SGML, oppure in uno dei seguenti formati: PDF, AFP e Metacode. E' altresì possibile la conservazione di tali documenti come puro testo purché questo ne rappresenti integralmente ed in maniera non ambigua il contenuto. Deve essere in ogni caso definito univocamente il set di caratteri utilizzato, del quale deve essere contestualmente registrata l'immagine, e, qualora la formattazione non sia già implicitamente contenuta nel formato del documento, debbono essere specificate almeno la divisione in righe e pagine e la dimensione delle spaziature. Un documento formato secondo i precedenti requisiti costituisce la rappresentazione digitale del documento archiviato. E' inoltre consentita l'archiviazione dei documenti formati all'origine su supporto informatico attraverso la conservazione della corrispondente immagine ottenuta per conversione diretta dal formato testuale; è possibile conservare sul medesimo supporto anche il testo del documento per scopi gestionali e documentali.
Art. 7. Contenuti obbligatori del supporto di memorizzazione
1. Per ogni registrazione deve essere memorizzato, sul medesimo supporto, un file di controllo, indicato come "file di controllo della registrazione", che riporti almeno le seguenti informazioni:
a) numero identificativo della registrazione;
b) tipo di registrazione;
c) codice identificativo del documento registrato;
d) numero di istanza;
e) numero di versione;
f) codice identificativo del supporto contenente la registrazione sorgente o sostituita;
g) numero identificativo della registrazione sorgente o sostituita;
h) numero di istanza sorgente;
i) numero di versione sorgente;
1) nome e tipologia del file contenente la rappresentazione del documento;
m) tipologia del documento;
n) indici assegnati al documento registrato;
o) nominativo del soggetto che effettua l'operazione;
p) nominativo del responsabile dell'archiviazione;
q) data ed ora di effettuazione dell'operazione;
r) marca di controllo della rappresentazione digitale del documento;
s) coppia di firme digitali del soggetto che effettua l'operazione, calcolate a partire dalle impronte primaria e secondaria contenute nella precedente marca di controllo;
t) certificato della chiave pubblica necessaria per la verifica delle precedenti firme digitali.
La registrazione dei documenti deve essere effettuata in modo tale da preservare la loro individualità, onde consentire lo scorporo di un documento dagli altri.
2. All'atto della chiusura del supporto di memorizzazione deve essere generato su di esso un file, indicato come "file di chiusura", che deve risultare successivo all'ultima registrazione presente e contenere le seguenti informazioni:
a) identificativo del supporto di memorizzazione d'origine;
b) indicazione della casa produttrice del supporto d'origine;
c) indicazione del fornitore del supporto d'origine;
d) estremi della dichiarazione di conformità del supporto d'origine;
e) identificativo del supporto di memorizzazione di sicurezza;
f) indicazione della casa produttrice del supporto di sicurezza;
g) indicazione del fornitore del supporto di sicurezza;
h) estremi della dichiarazione di conformità del supporto di sicurezza;
i) data ed ora di effettuazione dell'operazione di chiusura;
l) numero di documenti registrati contenuti nel supporto;
m) numero di pagine formate;
n) numero delle registrazioni contenute;
o) nominativo del responsabile dell'archiviazione;
p) lista dei certificati, eventualmente generati dal responsabile dell'archiviazione, relativi alla chiave pubblica delle coppie usate per la certificazione delle altre chiavi utilizzate nel procedimento;
q) lista dei certificati, eventualmente generati dal responsabile dell'archiviazione, relativi alle chiavi da utilizzare per la verifica delle firme digitali contenute nel supporto di memorizzazione;
r) nominativo dell'operatore che effettua l'operazione di chiusura;
s) data dell'operazione di collaudo, di cui al successivo art. 9, e nominativo del soggetto che la esegue;
t) elenco delle registrazioni contenute nel supporto di memorizzazione, nel quale si riportano, per ciascuna di esse, le seguenti informazioni:
1) numero identificativo della registrazione;
2) tipo di registrazione;
3) codice identificativo del documento registrato;
4) numero di istanza;
5) numero di versione;
6) codice identificativo del supporto contenente la registrazione sorgente o sostituita;
7) numero identificativo registrazione sorgente o sostituita;
8) numero di istanza sorgente;
9) numero di versione sorgente;
10) marca di controllo contenuta nel relativo file di controllo;
11) firme digitali contenute nel relativo file di controllo;
12) firme digitali apposte per autentica secondo quanto previsto dall'art. 11 per i documenti per cui questa è richiesta.
u) elenco dei file di chiusura di supporti di memorizzazione eliminati eventualmente registrati nel supporto, riportando per ciascuno di essi:
1) identificativo del supporto di memorizzazione;
2) copia delle informazioni contenute nel file di controllo del file di chiusura;
3) copia delle firme digitali apposte dal pubblico ufficiale durante la chiusura del supporto, secondo quanto previsto dal comma 4 dell'art. 10, a meno che non sia stata utilizzata l'autentica sostitutiva ivi indicata;
4) copia del certificato necessario per la verifica delle firme digitali di cui al punto precedente.
3. Contestualmente alla registrazione del file di chiusura deve essere generato sul medesimo supporto il relativo file di controllo contenente le seguenti informazioni:
a) marca di controllo del file di chiusura;
b) marca temporale generata a partire dall'impronta primaria contenuta nella precedente marca di controllo;
c) certificato della chiave pubblica necessaria per la verifica della precedente marca temporale;
d) coppia di firme digitali generate dal responsabile dell'archiviazione a partire dalle impronte primaria e secondaria contenute nella precedente marca di controllo;
e) certificato della chiave pubblica necessaria per la verifica delle precedenti firme digitali.
4. L'intero contenuto del supporto deve essere direttamente accessibile attraverso opportuni comandi di sistema che consentano almeno di:
a) visualizzare tutte le directory e sottodirectory presenti sul supporto di memorizzazione;
b) visualizzare tutti i file memorizzati sul supporto di memorizzazione, quindi le informazioni sopra specificate, relative ai file di controllo delle registrazioni e di chiusura;
c) se applicabile alla tipologia di supporto, leggere in qualsiasi momento qualunque area del supporto di memorizzazione, anche quelle eventualmente dichiarate cancellate, e conoscere in ogni momento il numero delle tracce occupate e di quelle libere, sia relativamente alle tracce normali che a quelle di riserva.
Art. 8. Responsabile dell'archiviazione
1. Il responsabile del procedimento di archiviazione:
a) definisce le caratteristiche ed i requisiti minimi del sistema di archiviazione in funzione della tipologia di documenti da trattare;
b) conserva, con l'impiego di procedure informatiche eseguite sui dati contenuti nell'archivio ottico, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le informazioni appresso specificate:
1) la casa produttrice del supporto di memorizzazione;
2) l'identificativo del supporto di memorizzazione;
3) gli estremi di riferimento della dichiarazione di conformità;
4) la descrizione del contenuto del supporto di memorizzazione;
5) gli estremi identificativi della copia di sicurezza;
6) gli estremi identificativi del responsabile dell'archiviazione;
7) i nominativi degli operatori designati dal responsabile dell'archiviazione, con l'indicazione dei compiti agli stessi assegnati;
c) mantiene, con le stesse modalità previste per i documenti formati all'origine su supporto informatico dall'art. 6, lettera b) un archivio del software utilizzato, in ogni sua versione. Per l'archiviazione dell'eseguibile dei programmi non si applicano le limitazioni di formato ivi previste;
d) garantisce la presentabilità ed accessibilità di tutte le istanze di ogni documento registrato contenuto nell'archivio, nonché la leggibilità del contenuto di ogni supporto di memorizzazione. In particolare il responsabile è tenuto a:
1) adottare le misure necessarie per evitare la perdita o distruzione delle informazioni;
2) verificare periodicamente l'effettiva leggibilità del contenuto dell'archivio, provvedendo al riversamento del contenuto dei supporti non più idonei;
3) effettuare il riversamento del contenuto dei supporti tecnologicamente obsoleti;
e) verifica che il fornitore del sistema abbia certificato la rispondenza del sistema stesso alle specifiche tecniche contenute nella presente deliberazione, ed abbia fornito, attestandone la corretta funzionalità, i relativi programmi di gestione;
f) adotta le necessarie misure per la sicurezza fisica e logica del sistema di archiviazione;
g) cura, nell'ambito dell'attività di archiviazione, le operazioni di chiusura dei supporti, di copia e riversamento del loro contenuto e di esibizione di quanto formato su supporto di memorizzazione;
h) può delegare, per lo svolgimento delle attività di registrazione, riversamento e chiusura dei supporti di memorizzazione, soggetti che per competenza o esperienza garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni, certificandone anche le chiavi di cifratura se queste non sono certificate da un certificatore riconosciuto;
i) effettua il collaudo previsto al successivo art. 9;
1) richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è previsto il suo intervento, assicurando allo stesso sia l'assistenza sia le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite;
m) conserva le attestazioni eventualmente rilasciate dal Pubblico ufficiale per le attività dallo stesso svolte in ottemperanza a quanto previsto dalla presente Deliberazione.
2. Il procedimento di archiviazione può essere delegato, in tutto o in parte, a soggetti che per specifica competenza ed esperienza assicurino la piena osservanza delle disposizioni contenute nella presente deliberazione e la corretta esecuzione delle istruzioni ricevute.
Art. 9. Operazioni di collaudo e gestione degli errori
1. Il responsabile dell'archiviazione, prima della chiusura del supporto di memorizzazione, è tenuto ad effettuare un'operazione di collaudo finalizzata a riscontrare la correttezza degli adempimenti eseguiti, quindi la conformità tra quanto formato sul supporto e quanto oggetto di acquisizione.
2. Se nella fase di archiviazione di un documento si sono verificati errori, è possibile procedere ad una nuova registrazione dello stesso documento. La registrazione errata del documento viene conservata nell'archivio senza apportarvi alcuna modifica; essa costituisce una "istanza cancellata" del documento originariamente trattato. La nuova registrazione, che sostituisce l'istanza cancellata, viene a costituire "l'istanza attiva" del documento stesso. All'interno dell'archivio, costituito dall'insieme dei supporti ottici di memorizzazione elaborati, per ciascun documento archiviato esiste una ed una sola istanza attiva ed un numero di istanze cancellate. Tutte le istanze cancellate di un documento debbono essere conservate e mantenute accessibili nell'archivio. La sostituzione logica della registrazione errata si realizza attraverso l'inserimento di un riferimento ad essa nel file di controllo della registrazione generata dalla successiva nuova acquisizione. La validità di una registrazione è determinata dal valore assunto dal campo tipo nell'elenco delle registrazioni contenuto nel file di chiusura del supporto. Le istanze di ciascun documento, tutte contenute nell'archivio, possono trovarsi fisicamente su supporti diversi.
Art. 10. Chiusura del supporto di memorizzazione
1. La chiusura del supporto di memorizzazione avviene successivamente all'operazione di collaudo previsto all'art. 9 e di autenticazione di cui all'art. l1. Di detta operazione il responsabile dell'archiviazione dà attestazione registrando sul supporto di memorizzazione il file di chiusura ed il relativo file controllo previsti dall'art. 7.
2. Contestualmente alla chiusura di cui al precedente comma, il contenuto del supporto deve essere duplicato su un altro supporto di memorizzazione, che ne costituisce la copia di sicurezza, da conservarsi in luogo diverso. L'identificativo di tale supporto deve essere registrato nell'apposito campo del file di chiusura.
3. Nel caso di supporti di capacità elevata, l'operazione di chiusura può essere effettuata prima dell'effettivo riempimento del supporto. Qualora lo spazio disponibile residuo ecceda i 2 gigabyte è possibile considerare come parziale l'operazione di chiusura effettuata e procedere all'ulteriore riempimento del supporto con nuovi documenti. Solo per i documenti aggiunti dovrà essere effettuata una ulteriore operazione di chiusura, nella quale sarà generato un nuovo file di chiusura con le medesime modalità previste dal comma 1. Contestualmente a ciascuna operazione di chiusura effettuata successivamente alla prima si dovrà procedere all'aggiornamento della copia di sicurezza duplicando su di essa i documenti aggiunti ed il relativo file di chiusura.
4. L'avvenuta operazione di chiusura, anche parziale, di un supporto di memorizzazione e la produzione della relativa copia di sicurezza sono certificate da un pubblico ufficiale mediante apposizione al file di chiusura delle proprie firme digitali, generate a partire dalle impronte primaria e secondaria, delle quali egli conserva copia. Tali firme, insieme con il corrispondente certificato rilasciato da una certificatore riconosciuto, debbono essere registrate sul supporto di memorizzazione cui si riferiscono successivamente al file di controllo generato dal responsabile dell'archiviazione.
La sottoscrizione digitale del file di chiusura da parte di un Pubblico ufficiale può essere sostituita dall'autenticazione della firma apposta dal responsabile dell'archiviazione alla stampa contenente gli estremi di identificazione del supporto di memorizzazione ed il valore, rappresentato mediante un numerale esadecimale, delle due impronte presenti nella marca di controllo contenuta nel file di controllo del file di chiusura. Se da tale autenticazione è possibile determinare la data e l'ora in cui essa è stata effettuata, questa può sostituire anche la marca temporale prevista nel file di controllo del file di chiusura.
5. Nell'ambito delle amministrazioni pubbliche il ruolo del pubblico ufficiale è svolto dal Dirigente dell'ufficio responsabile alla tenuta, conservazione ed esibizione degli atti o documenti, od altri dallo stesso formalmente designati, sempreché non coincida con il responsabile dell'archiviazione.
Art. 11. L'autenticazione dei documenti formati su supporti ottici
1. I soli documenti cartacei per i quali è prevista all'art. 6 l'autenticazione devono essere singolarmente autenticati da un Pubblico ufficiale, chiamato a verificare che quanto riprodotto, e quindi formato, sul supporto di memorizzazione, sia conforme al documento originale cartaceo oggetto di riproduzione. Tale formalità si intende assolta attraverso l'apposizione alla rappresentazione digitale di ciascun documento delle firme digitali del pubblico ufficiale generate a partire dalle impronte primaria e secondaria contenute nella marca di controllo presente nel relativo file di controllo. In alternativa è possibile certificare una lista dei documenti originali contenente il codice identificativo del supporto e, per ciascuno di essi, le seguenti informazioni:
a) numero identificativo della registrazione
b) tipo di registrazione
c) codice identificativo del documento registrato
d) numero di istanza
e) numero di versione
f) rappresentazione esadecimale delle due impronte della rappresentazione digitale del documento contenute nella marca di controllo presente nel file di controllo corrispondente.
2. Per tutti gli altri documenti, cosi come individuati all'art. 6, la loro conformità all'atto d'origine, sia cartaceo che informatico, viene attestata dal responsabile dell'archiviazione successivamente all'operazione di collaudo, contestualmente alla chiusura del supporto di memorizzazione, mediante la sottoscrizione digitale del file di chiusura attraverso le firme digitali presenti nel file di controllo di quest'ultimo.
3. Nell'ambito delle amministrazioni pubbliche l'operazione di autenticazione è effettuata dal dirigente dell'ufficio responsabile alla tenuta, conservazione ed esibizione degli atti o documenti, od altri dallo stesso formalmente designati, sempreché non coincida con il responsabile dell'archiviazione.
Art. 12. Riversamento dei documenti
1. Da una registrazione contenente una versione di un'istanza di un documento registrato, l'operazione di riversamento genera, sul medesimo o su un altro supporto di memorizzazione, una nuova registrazione contenente la medesima o una nuova versione della stessa istanza.
2. Solo nel caso di documenti per i quali è richiesta l'autenticazione di cui all'art. 11, se il riversamento genera una nuova versione, anche la versione sorgente deve essere conservata e mantenuta almeno accessibile nell'archivio.
3. Ogniqualvolta un'istanza di un documento viene sottoposta a riversamento, il responsabile dell'archiviazione deve verificare che rimanga assicurata la presentabilità di tutte le altre istanze eventualmente presenti nell'archivio e procedere, se necessario, al loro riversamento.
Art. 13. Riproducibilità dei documenti
1. Per tutto il tempo per il quale un supporto viene utilizzato, il responsabile dell'archiviazione deve assicurare la riproducibilità dei documenti archiviati in esso contenuti, ossia l'immediata riproduzione della loro immagine tanto sull'unità di visualizzazione che su quella di stampa del sistema di archiviazione.
2. La riproducibilità deve essere garantita tanto per la versione corrente dell'istanza attiva del documento archiviato che per quella di tutte le sue istanze cancellate. Deve inoltre essere garantita l'accessibilità di tutte le altre versioni di ciascuna istanza del documento archiviato di cui è obbligatoria la conservazione nell'archivio ai sensi del precedente art. 12.
Art. 14. La distruzione dei supporti
1. La distruzione del materiale cartaceo di cui sia stata effettuata l'archiviazione non può avvenire prima che il relativo supporto di memorizzazione sia stato chiuso secondo le modalità previste all'art. 10. Di tale distruzione è necessario informare, con comunicazione scritta fatta pervenire almeno sei mesi prima, il Soprintendente archivistico competente del Ministero per i beni culturali ed ambientali.
2. Un supporto di memorizzazione il cui contenuto sia integralmente disponibile nell'archivio mediante altri supporti può essere eliminato purché sia mantenuto nell'archivio il suo file di chiusura con la corrispondente marca di controllo e le firme digitali del Pubblico ufficiale di cui all'art. 10 e all'art. l1, queste ultime eventualmente sostituite dalla stampa sostitutiva ivi prevista.
Art. 15. L'esibizione
1. Tutte le istanze di un documento archiviato sul supporto ottico devono essere rese leggibili in qualunque momento presso l'utente del sistema e rese disponibili su supporto cartaceo.
2. Deve essere consentita l'esibizione dei documenti contenuti nell'archivio mediante supporto di memorizzazione almeno su supporto conforme alle norme ISO 9660 utilizzando per la rappresentazione digitale dei documenti almeno i formati CGM o TIFF. Nel supporto utilizzato per l'esibizione dei documenti, oltre ai file contenenti le rappresentazioni digitali dei documenti presenti nell'archivio, debbono essere inclusi i file di chiusura, con i relativi file di controllo, dei supporti di memorizzazione che li contengono, onde consentire la verifica della loro autenticità ed integrità.
3. E' altresì consentita l'esibizione per via telematica purché sia garantita l'autenticità e l'integrità dei documenti registrati trasmessi.
4. Qualora la copia di un documento contenuto nell'archivio debba essere esibita su supporto cartaceo fuori dell'ambiente in cui è installato il sistema, è necessaria l'autenticazione da parte di un Pubblico ufficiale solo se trattasi di documenti per i quali l'art. 6 prevede il processo di autenticazione.
Art. 16. Le procedure operative
1. Ad ogni utente del sistema di archiviazione ottica di documenti è consentita l'adozione di procedure personalizzate ad integrazione, sempreché nel rispetto, delle norme di base stabilite dalla presente Deliberazione.
2. Dette procedure devono essere pubbliche ed esibibili per stabilirne l'ammissibilità legale oltre che per accertare il corretto impiego del sistema.
3. Le sole pubbliche amministrazioni devono comunicare le procedure che intendono adottare all'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione che ne conserva copia.
Art. 17. Sistemi di archiviazione preesistenti
1. Le regole tecniche dettate con la deliberazione 28 luglio 1994, n. 15, continuano ad applicarsi ai sistemi di archiviazione ottica già esistenti o in corso di acquisizione al momento dell'entrata in vigore della presente deliberazione.
Art. 18. Migrazione degli archivi preesistenti
1. I documenti archiviati in osservanza delle regole tecniche di cui alla deliberazione 28 luglio 1994, n. 15, possono essere trasferiti in un archivio conforme alla presente deliberazione se vengono acquisiti con le modalità previste per i documenti formati all'origine su supporto informatico, di cui all'art. 6, comma 1, lettera b).
Roma, 30 luglio 1998
Il presidente: REY